大阪市内を中心にOffice365の提案をやってます。
前回まで6回に渡り「1人で使うOffice365」をテーマにしてきました。
月額540円の「Office365 Business Essentials」を導入すれば、バックアップや外出先でのファイル確認、メールの送受信、スケジュール設定などが簡単に便利に使えます。
最後に無料サービスとの比較をしてみたいと思います。
無料のサービスでDropboxはファイル保存機能しかないので、ここでは取り上げません。
MicrosoftのOneDrive、outlook.comなどMicrosoftアカウントを使って利用できるサービスとGoogleのGoogleドライブやGmailなどGoogleアカウントを使って利用できるサービスです。
どちらも無料で利用できます。容量はメールとストレージを含めて15GBです。
この15GBが微妙な数字です。
デスクトップやドキュメントフォルダに保存しているファイルは10GBくらいまでの方が多いと思います。
ファイルを保存するだけなら足りますが、メールもそれで使うとなると足りません。
1年は何とか足りても、2年目の途中くらいで足らなくなる人が多いのではないかと思います。
それならばとメールはGmailで使って、ファイル保存はOneDriveですれば、それぞれで15GB使える！と思いつく方もいるかもしれません。
正解です。それぞれで15GB使えます。使い方にもよりますがこれで十分という方も多いと思います。
無料のサービスには欠点がいくつかあります。
ここではその内の2つをあげます。
まず1つ目は、「サービスレベルが継続されるか分からない」ということです。
近年データセンターが建設ラッシュでストレージが余り気味ということもあって、無料の容量が大きくなっています。それで15GBまで無料になってますが、これがいつまで続くか分かりません。
少し前までは5GBや7GBの容量でした。これだけではメールだけ、ファイル保存だけという使い方でも足りないと思います。
15GBという容量も全員が恐らく5GBも使わないという前提で提供されているので、平均的な使用量が増えていけば10GBや7GBに制限されるかもしれません。
もう1つは、「アカウントが個人のもの」ということです。
1人社長とはちょっとずれますが、最初は1人でも上手くいけば社員を雇います。
その時に無料のアカウントを使ってと言うと「ちょっとカッコ悪い」感じがしませんか？
でもカッコ悪いだけならいいんですが、そのアカウントは社員のものです。会社のものではありません。
ということは社員が辞めた後、会社としてそのアカウントを管理できなくなるということです。
その時に利用していたメールやファイルがそのまま個人へと引き継がれるわけですから、業種によっては大問題ですね。
顧客データも一緒でしょうから、会社の信用にも関わります。
その他、「セキュリティ100%保証されるか分からない」」、「独自ドメインが使えない」ということもあります。
有料サービスと無料サービスのレベルが容量の違いだけではありません。
大切なセキュリティのレベルも違います。もちろん無料だからセキュリティが甘いと言っているわけではなく、有料サービスのほうがより万全にバックアップやセキュリティ対策も行われているということです。
最近はアカウントを乗っ取られる被害も多々発生しています。
無料アカウントでもそれなりに対処してもらえますが、積極的に対応してもらえる有料サービスをお勧めします。
また先日述べた独自ドメインも使えません。
これからの時代、独自ドメインはぜひとも使っていただきたいと思います。
今後社員が増えるたびに月額540円かかるんやろ～と聞かれることもあります。
「そうです。」と答えるしかありませんが、でも付け足します。
「社員に払う給料や交通費、社会保険料のことを考えてください」と。
10万円、20万円、30万円の経費を掛けて社員を雇うんですから、
便利に働ける、効率よく働ける、いっぱい稼いでもらうことを考えると、540円払うほうがいいと思いませんか？
月に数回でも何かを確認するためだけに事務所に戻らなければならないとなると、その分の交通費やガソリン代、そして時間が無駄になります。
それが540円を払うことによって、その回数を減らすことができるんです。
社員が20人になると月額1万円余りかかりますが、20人用のきちんとした社内システムを用意しようとすると月額1万円のリース料では到底賄えません。
社員何百人という大企業で利用されていることからも、コストやセキュリティ、利便性などが優れていることがお分かりいただけると思います。
今回で1人で使うシリーズは終了です。
途中からメールアドレスを変えるのは色々と手間がかかるので、できるだけ早いうちに導入していただけたらと思います。
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