大阪市内を中心にOffice365の提案をやってます。
今回はメールの3回目です。
前々回で一般的なメールを使う場合のデメリット、前回で独自ドメインについて書きました。
今回はOffice365を利用するとメールの使い方がこんなに便利になる！という話をしたいと思います。
そう思ってもらえるように、頑張ります。
Office365のBusiness EssentialsかBusiness Premiumを契約すると、メールが利用できるようになります。
そのメールアドレスは、xxxxxx＠yyyyyy.onmicrosoft.comという形です。
xxxxxxはユーザー名で、yyyyyyはテナント名と言います。
ユーザー名は使う方ごとに変わりますが、テナント名は1つの組織で共通です。
私の場合は、yasuda＠smaope.onmicrosoft.comです。
smaopeという部分がテナント名です。
このメールアドレスを利用してメールの送受信ができます。
もちろん今まで通りpop3やsmtpを使うこともできますが、Exchange Onlineが利用できます。
Exchange Onlineは大企業など社内でメールサーバを立てて運用しているメール用アプリケーションのクラウド版です。
極めれば色々なことができます。例えば「部下が送ったメールは上司が確認してからでないと実際に送信されない」など高度な管理ができるようになっています。
ここでは1人社長がテーマですので1人での便利な使い方を中心にします。
最初の方にも書きましたが、1人社長は何でも1人でこなさないといけません。
そのためにはスピードが大切！
スピードを上げるためには、時と場所を選ばない環境が必要ですね。
OneDriveを使えばその環境ができたのと同じように、Exchange Onlineを使えばメールでもその環境が整います。
POP3でメールを受信するのではなく、メールサーバにメールを見に行く仕組みです。
そのために別のPCやスマホ、iPhoneからアクセスしても同じ内容です。
もちろん送信済みメールの内容も同じになります。
添付ファイルもほとんどの物はスマホからでも確認できます。
ちょっと詳しい方はIMAPを使っても同じことができるとおっしゃるかもしれません。
確かに同じようなことはできますが、前々回も書きましたようにメールをサーバに残したままにすると膨大な容量が必要になります。
例えばocnでしたらメールボックスの容量は最大1GBです。
半年～1年間くらいなら持つかもしれませんが、3年以上はかなり厳しい数字です。
Exchange Onlineのメールボックスの容量は50GBです。
これは一般的なヘビーユーザー（ちょっとおかしな言い方ですが）の7～10年分に相当します。
つまり、5、6年前のメールをどんな端末でも簡単に見ることができます。
そしてメールをダウンロードしないと言うことは、PCを買い替えてもメールボックスの移行をしなくていいということです。
ご自分でされた方は結構時間がかかったことを覚えておられるでしょう。3GB～5GBくらいの容量は普通にあるので、結構時間がかかります。
その作業をしなくていいとなれば、データの移行作業も大幅に短縮できます。
OneDriveも一緒に使えばデータの移行作業そのものが無くなるかもしれませんね。
またウイルスチェック機能や迷惑メール機能も標準でついています。
ocnでは、それぞれに200円の追加料金がかかるようです。
セキュリティ対策にメールサーバでのウイルスチェックは重要です。常に最新の定義ファイルに更新されるので、PCで開く前にウイルスを排除できます。
また迷惑メール対策はその判定基準を9段階に変更できますし、ホワイトリスト、ブラックリストの登録もできるので、迷惑メールの誤判定を減らすことができます。
会社でよく使われるinfo＠・・・・やsupport＠・・・・などの共有メールアドレスも自由に作ることができます。
これには追加料金がかかりません。
ここまでのことができて、1人ならば月額540円です。
安いと思いませんか？
しかし、このメールボックスのメールアドレスは、
yasuda＠smaope.onmicrosoft.comです。
これではocnなどのプロバイダのメールから、マイクロソフトのメールに変わっただけですよね。
ここで独自ドメインの登場です。
独自ドメインを取得して、Office365に設定することによって、
yasuda＠smart-operations.co.jpのメールアドレスで利用できます。
Office365のメールは単体でも十分便利に利用できますが、独自ドメインと組み合わせることによって、より効果的に利用できるようになります。
是非検討してみてください。
※ 文中のメールアドレスの＠はスパム対策のために全角にしています。
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